Manual de calidad
El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la
misión y
visión de una
empresa con respecto a la
calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.
El Manual de Calidad expone además la estructura del
Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los
manuales de procedimientos o de instrucciones.
Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo,
ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.
El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en la implantación de la norma ISO 9001 en su version 2008 que será obsoleta a partir del año próximo (reemplazada por la ISO 9001:2015) , en el cual se recoge la gestión de la empresa, el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige.
Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad, aunque sí ayuda a la implantación de la misma. Lo mismo sucede con el
EFQM que es el modelo de excelencia europeo, que actualmente se está implantando con bastante éxito en España. Es un modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal.
El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad.
Procedimientos
Un
manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
Suelen contener
información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, màquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de
la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluación y
control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
2. Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la
inducción del puesto y al
adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el
análisis o revisión de los procedimientos de un
sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de
trabajo como análisis de tiempos, delegación de
autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del
control interno y su evaluación.
Aumenta la
eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la
coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y
métodos.
Instructivos
I. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO Establecer los lineamientos y criterios para el control de los documentos del S.C.G.N.S. incluyendo los formatos utilizados para levantar registros y demostrar la conformidad.
II. ALCANCE Aplica a toda la documentación que conforma la estructura documental del alcance del Sistema de Calidad Gubernamental del Nuevo Sonora
. III. DEFINICIONES Documento: Cualquier papel o archivo electrónico que contenga información técnica de cómo un proceso debe ser llevado a cabo. Incluyendo dibujos, planos, especificaciones tanto internas como aquellas recibidas de los clientes, Instrucciones de manufactura e instrucciones de inspección.
Estructura Documental: Forma en que la documentación del S.C.G.N.S. se presenta en 4 niveles:
I- Manual de calidad, II-procedimientos, III-instrucciones de trabajo y IV-formatos o registros (evidencia).
Responsable del procedimiento: Es la persona responsable de la ejecución de un procedimiento. Esta persona es asignada por los titulares responsables.
Titular Responsable:
Son los responsables directos
de los procesos identificados en el SGC y a los cuales le reportan los responsables de procedimientos. Un titular responsable puede ser un responsable de de un procedimiento.
Legibilidad: Se refiere concretamente a la capacidad de dominio y comprensión del dueño de proceso respecto a lo descrito o registrado en la estructura documental.
La norma ISO 9000:2005, Norma sobre “sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario” ha definido los documentos y registros.
Según la norma ISO 9000:2005, un documento se define como la información (datos significativos) y su medio de soporte. Un documento puede estar escrito, en vídeo, muestra física, en plano, programa de ordenador o de otra manera.
Y de acuerdo con la norma ISO 9000:2005 un registro se define como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Los registros son un tipo especial de documentos.
En consecuencia, podemos interpretar la siguiente:
– Todos los documentos no son registros.
– Todos los registros son documentos.
Y digo esto porque por regla general se confunden los términos documentos y registros. Para aclarar la diferencia entre el documento (que no sean de registro) y el registro, te voy a dar una clara diferencia:
– Un documento (que no sean de registro) es un documento vivo, mientras que un registro es un documento muerto.
– Un documento (que no sea registro) menciona cómo llevar a cabo una actividad, mientras que un registro menciona cómo se ha llevado a cabo la actividad.
– Documentos (excepto los registros) están sujetas a cambio, los registros son la evidencia de la actividad desarrollada y no está sujeto a cambios.
– Documentos se aprueban y publican (o liberado) por la Dirección y /o responsable del sistema. Los registros se generan y se aprueban después de la actividad por cualquier persona que lo haya generado.
– Período de conservación de documentos (que no sean registros) por lo general no se mencionan, ya que son de papel directo, sin embargo, se puede especificar el período de retención de registros.
– Los cambios en los documentos (aparte de registros) se identifican por número de serie / número de revisión. Los registros se identifican con números de formato.
